Bozza in revisione legale. Questo testo non è ancora stato validato da un avvocato e non ha valore finché non è approvato. I valori tra parentesi quadre sono da completare.

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Informativa sul trattamento dei dati personali

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 («GDPR»). Versione: bozza 1 · [data]

1. Titolare del trattamento

EuropSYS S.p.A., sede legale [sede legale EuropSYS S.p.A.], P.IVA [P.IVA EuropSYS S.p.A.], PEC [PEC EuropSYS S.p.A.], contatto privacy [indirizzo email privacy]. Responsabile della protezione dei dati (DPO): [nominativo e contatto, se nominato].

2. Due ruoli diversi

• EuropSYS è titolare autonomo dei dati trattati per gestire gli account, la fatturazione dei propri servizi, la sicurezza e l'uso della Piattaforma, la conservazione dei contratti e del registro delle operazioni.
• Per i dati dei soci inseriti da un consorzio o da un'organizzazione di produttori, il titolare è il consorzio ed EuropSYS è responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo l'accordo sul trattamento (DPA) firmato con il consorzio. Per quei dati l'informativa la fornisce il consorzio.

3. Quali dati trattiamo

• Richiesta d'accesso: ragione sociale, P.IVA, nome e ruolo del referente, email, telefono, prodotti, volumi. Li riceviamo dall'interessato.
• Account e accesso: nome, email aziendale, ruolo, impronta della password, secondo fattore, data dell'ultimo accesso, tentativi di accesso con impronta dell'indirizzo IP. Li riceviamo dall'interessato e dall'impresa.
• Poteri di firma: dati del legale rappresentante o del procuratore, visure e procure caricate. Li riceviamo dall'impresa e dal Registro delle Imprese.
• Contratti: nome di chi firma, dati della firma elettronica e della marca temporale. Li riceviamo dalle parti e dal fornitore di firma.
• Carico e contestazioni: verbale, riserve, fotografie del carico, motivazioni delle contestazioni. Li riceviamo dalle parti.
• Segnalazioni (DSA): email di chi segnala, motivi, dichiarazione dei motivi. Li riceviamo da chi segnala.
• Fatturazione: dati dell'impresa e del referente amministrativo. Li riceviamo dall'impresa.

Registro delle operazioni. Il registro contiene solo identificativi, codici, importi e impronte. Questi dati sono pseudonimi, non anonimi: con le altre tabelle si può risalire alle persone, quindi li trattiamo come dati personali con le stesse tutele.

Fotografie del carico. Le fotografie riguardano la merce e il mezzo: è vietato inquadrare volti e targhe. Se una fotografia li contiene comunque, possiamo rimuoverla o chiederne una nuova.

Non trattiamo categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) né dati giudiziari, salvo quelli eventualmente presenti in visure camerali [da verificare].

4. Perché li trattiamo e su quale base

• Valutare la richiesta d'accesso e verificare l'impresa: misure precontrattuali (art. 6.1.b).
• Fornire il servizio (account, lotti, richieste, contratti, firma, verbali): contratto (art. 6.1.b).
• Conservare contratti, fatture e registro per 10 anni: obbligo di legge (art. 6.1.c; art. 2220 c.c.) e legittimo interesse alla prova (art. 6.1.f).
• Sicurezza (secondo fattore, blocco dei tentativi di accesso, registro a prova di manomissione): legittimo interesse (art. 6.1.f).
• Gestire segnalazioni e decisioni di moderazione: obbligo di legge (Reg. UE 2022/2065; art. 6.1.c).
• Far valere o difendere un diritto: legittimo interesse (art. 6.1.f).

Non usiamo i dati per pubblicità di terzi. Non facciamo profilazione né decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati (art. 22 GDPR). I prezzi medi eventualmente pubblicati sono aggregati e ritardati e non contengono dati personali.

5. A chi li comunichiamo

• Alla controparte del contratto: i dati di chi firma e i dati dell'impresa che compaiono nel contratto e nel verbale.
• Ai fornitori che ci aiutano e che agiscono come responsabili del trattamento: [fornitore di firma elettronica e marca temporale qualificata, da scegliere], [altri, da elencare].
• Alle autorità quando la legge lo richiede (per esempio ICQRF, autorità giudiziaria, Coordinatore dei servizi digitali).
• A consulenti legali e fiscali di EuropSYS, vincolati alla riservatezza.

6. Dove sono i dati

I server sono in Italia, su infrastruttura di EuropSYS S.p.A. Non trasferiamo dati fuori dallo Spazio Economico Europeo [da confermare quando sarà scelto il fornitore di firma].

7. Per quanto tempo

• Contratti firmati, verbali, registro delle operazioni, fatture: 10 anni dalla chiusura del contratto o dalla registrazione.
• Account: per tutta la durata del rapporto, poi [12 mesi], salvo i dati che finiscono nei contratti.
• Richieste d'accesso non accolte: [12 mesi].
• Tentativi di accesso: [90 giorni].
• Segnalazioni e decisioni di moderazione: [5 anni].
• Fotografie del carico: come il contratto a cui si riferiscono (10 anni).

Il registro delle operazioni, per come è costruito, non si modifica e non si cancella: per questo vi scriviamo solo identificativi e impronte, mai nomi, email, telefoni o indirizzi. Quando un dato collegato viene cancellato, nel registro resta solo l'identificativo e l'impronta, che da soli non dicono di chi si tratta.

8. Cookie

Le pagine pubbliche non usano cookie. Le aree riservate usano un solo cookie tecnico di sessione, necessario per l'accesso, che scade alla chiusura del browser. Non usiamo cookie di profilazione né strumenti di analisi di terzi.

9. Come li proteggiamo

Secondo fattore di autenticazione obbligatorio per tutti, connessioni cifrate, accesso ai dati limitato all'impresa di appartenenza, registro delle operazioni a prova di manomissione, documenti conservati fuori dalle cartelle del sito. [Copie di sicurezza e altre misure: da completare.]

10. I diritti dell'interessato

Ogni interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR), scrivendo a [indirizzo email privacy]. La cancellazione non è possibile per i dati che la legge ci obbliga a conservare. Si può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Obbligatorietà

I dati richiesti per l'accesso e per i contratti sono necessari: senza, non possiamo attivare l'account né generare il contratto.

12. Modifiche

Pubblichiamo ogni nuova versione su questa pagina indicando la data.